Hvordan arrangere en konferanse?

Lær å arrangere en konferanse.

Har du aldri arrangert en konferanse før? Da kan vi hjelpe deg litt på vei med noen punkter som er nyttige å tenke på. Planlegging i god tid er nøkkelen til gode konferanser, seminarer – og for den saks skyld; messer. Litt ekstra fokus på hvordan du skaper et godt miljø for læring skader heller ikke!

Definer ett budsjett og hold deg til det!

Nå tenker du kanskje: ”hvordan skal jeg kunne sette opp et budsjett når jeg ikke har noen som helst idè om hva slikt koster?”. Etter å ha lest denne artikkelen tror vi du vil ha en oversikt over hva som koster penger. Da vil det være lettere å tenke seg til hva de forskjellige elementene vil koste. Budsjettering er for øvrig en læringsprosess, så du kan kanskje ikke forvente at du får det 100 % rett første gangen. På den annen side er det fullt mulig å arrangere en konferanse for 10.000,-! Du må bare velge sted, servering, foredragsholdere med omhu. Og kanskje du kan legge noe av kostnadene over på delegatene?

Du kan også invitere deg selv til et uforpliktende møte med et hotell, et eventbyrå eller en konferansearrangør. Spør, spør og spør om alt mulig. Gode pekere på hva som koster penger kommer for den som lytter.

Arrangementskomitè: finn gode støttespillere – med forskjellige kvaliteter
Du trenger en som er god på logistikk, en som er utadvendt som lett kommer i prat med folk, en som er god til å telle og gjerne en som er flink til å skrive/designe invitasjoner og annet materiell.

Har du lite penger, kan du delegere en del oppgaver til denne komiteen: invitasjoner, registrering, transport-logistikk, markedsføring, dekor og så videre. Har du mye penger kan du leie inn en profesjonell konferansearrangør til å gjøre denne jobben for deg. Det enkleste er selvsagt å be General Hotell gjøre jobben for deg!

Finn lokalene – til best mulig pris

Om du holder flere konferanser, kurs eller seminarer i løpet av året – så vil det være lurt å forhandle frem en rammeavtale med et hotell eller en bestemt hotellkjede. Sammenlign priser nøye. Hotellene oppgir priser på forskjellige måter. Sett opp en enkel anbudsspesifikasjon, slik at du får mest mulig sammenlignbare priser. General Hotell priser absolutt alt i våre tilbud – helt ned til hva kaffekoppen i pausen koster per gjest. Forvent intet mindre.

Om datoen ikke er så veldig viktig for deg, så vil det være lurt å spørre hotellene om det er noen datoer de er spesielt interessert i å forhandle om. Mange hoteller opplever ”hull” i sine kalendere som kan være vriene å fylle. Om ditt event matcher et slikt hull spesielt godt, så kan du kanskje få en spesielt god pris?

Dessuten er hotellrom ofte rimeligere i helgene og om sommeren. Kan du sjekke inn søndag kveld og holde konferansen på mandag? Dette er en fin måte å få en god pris på.

Skaff et smart system for registrering

Registrering av delegater, utsending av bekreftelser og annen informasjon tar ofte mye tid når man arrangerer konferanser. Sørg for at hotellet du lander på har systemer som kan ta seg av så mye som mulig av dette slik at du sparer tid (og penger). Du kan selvsagt ta jobben helt selv, men hvorfor jobbe ekstra når dette er en tjeneste som de gode hotellene og konferansearrangørene gjør for deg? Se hvordan General Hotell håndterer registrering av delegater til kurs, konferanser og seminarer.

Finn gode foredragsholdere

Foredragsholdere kommer i mange drakter: kjendiser, bedriftsledere, eksperter osv. Forsøk å finne de personene som kan fortelle historier du ikke har hørt før. Nøkkelpersoner fra bedrifter som har vært tvunget til å gjøre noe smart, gode fagpersoner, karismatiske ledere. Finn noe unikt – ”alle” må ikke bruke Ingebrigt Steen Jensen eller en eller annen fjellklatrer. Men for all del: velg noen som er i stand til å engasjere et publikum, folk som er gode til å uttrykke seg, folk som engasjerer. Ikke alle eksperter er like flinke til å formidle sine budskap! Kanskje din konferansearrangør kan hjelpe deg å finne gode folk?

Skap et godt miljø

Hva er ditt mål med konferansen? Skal du formidle ny kunnskap internt i din bedrift, skaffe ditt firma høyere troverdighet i et marked, finne nye potensielle kunder, spre detaljkunnskap om ett tema innen et lite miljø eller en kombinasjon av alt dette? Uansett hva målet er må du unngå å havne i konferansefellen: ”- Okay, vi piner oss igjennom disse to foredragene og så satser vi alt på å vinne banketten etterpå”… Kjenner du deg igjen? Her er noen tips for å unngå dette:

• Gjør noe annerledes! Skap en felles opplevelse for delegatene. Gjerne på dagtid – innebygd i det ”obligatoriske” programmet. Positive opplevelser gjør delegatene mer åpne. Åpne delegater er selvsagt mye bedre enn lukkede delegater. Her er noen gode eksempler på aktiviteter.
• Ikke la alle foredragsholderne gjennomføre sin ”greie” på samme måte som den forrige! Bruk forskjellig teknologi, forskjellige rom, forskjellige bordoppsett. Varier alt. Jo mindre statisk – jo mer dynamisk (selvsagt). Sjekk ut foredragsholderne på forhånd slik at du er helt sikker på hva de leverer.
• Tenk på serveringen! Hjernen fungerer dårlig uten mat og drikke. Noen typer mat og drikke påvirker hjernen negativt. Wienerbrød til kaffen? Jo du kan få det om du ber om det, men General Hotell har annen snacks som sikkert er mer fornuftig for læringsmiljøet!
• Sørg for at din konferanse skiller seg ut på så mange måter som mulig. Jo mer din konferanse skiller seg ut fra andre konferanser delegatene har vært på – jo mer vil de huske av hva som ble sagt!

Send én regning – ikke én regning til alle delegater

Skal noe av felleskostnadene belastes delegatene? Hvorfor skal du sende 60 fakturaer rundt omkring når hotellet eller konferansearrangøren kan gjøre dette for deg? Be hotellet ta seg av faktureringen – og så sender du én faktura til hotellet. Jo da, General Hotell byr selvsagt på denne tjenesten også.

Evaluer alltid!

Vil du bli bedre på det du driver med? Da er det bare å evaluere og evaluere og evaluere. Her er det som må evalueres:

• Hotellet
  1. Lokaler og fasiliteter
  2. Service
  3. Mat og drikke
  4. Pris
• Delegatenes opplevelse av
  1. Hotellet (alle punktene ovenfor)
  2. Det faglige innholdet
  3. Formidlingen av det faglige innholdet
  4. Kommunikasjon med arrangøren (deg) i forkant og etterkant av arrangementet.
  5. Aktivitetene
• Deg selv (disse punktene finner du nok selv …)

Lykke til som arrangør! Vi hjelper deg gjerne på veien.